Wichtigsten Funktionen der Event-Software

Worauf sollten Sie als Veranstalter achten, wenn Sie sich für eine Event-Software entscheiden? Welche Funktionalitäten werden bei der Durchführung von Online-Fortbildungen, Webinaren, Webcasts und anderen Online-Event-Formaten von den Teilnehmenden erwartet?

Verschiedene Event-Software-Lösungen bieten zahlreiche Features, die Veranstalter bei digitalen Veranstaltungen einsetzen können. Je nach Veranstaltungstyp und Zielgruppe unterscheiden sich die Anforderungen. In diesem Beitrag präsentieren wir Ihnen die fünf wichtigsten Features der Event-Software von Techcast:

1. Registrierung für sichere User-Journey
2. Push-Nachrichten für bessere Kommunikation
3. Fragemanagement für smarte Koordination
4. Umfragen für mehr Interaktion
5. Statistik für gezielte Auswertungen

Mit den unbegrenzten Livestreaming-Kapazitäten sorgen Online-Events für große Reichweiten. Abhängig von den Zielen der Veranstaltung kann die digitale Veranstaltung allen zugänglich gemacht werden oder mit einer Zugangsbeschränkung stattfinden. Ein beliebter Anwendungsfall für Webinare und Webcasts ist die Leadgenerierung. Dazu wird eine Registrierung vor dem Event benötigt. So werden die Kontaktdaten der Teilnehmenden gesammelt und können später verwendet werden.

Der Veranstalter bestimmt, welche Informationen abgefragt werden sollen, welche davon als Pflichtangaben gelten und welche nicht. Eine E-Mail-Adresse ist immer notwendig, aber auch Felder wie „Position im Unternehmen“ oder „Unternehmensgröße“ können relevant sein.

Nach der Registrierung erhält die angemeldete Person eine automatisierte Bestätigungsmail mit dem Link zum Livestream und einem Kalendereintrag. Die Erinnerungs-Mail vor der Veranstaltung wird ebenfalls direkt von der Event-Plattform automatisch versendet. Besonders bewährt hat sich der Versand 24 h, 1 h oder 30 Minuten vor dem Livestream.

Arten von Zugangsbeschränkung

• Whitelisting
• IP-Filter
• Import User-Daten
• API
• Benutzerkonto

Für einen anspruchsvolleren Sicherheitslevel (z.B. bei Townhall-Meetings oder Mitarbeiterversammlungen) kann die Whitelisting-Option in Betracht gezogen werden. Dabei können E-Mail-Adresslisten, Domains oder E-Mail-Adressbereiche hinterlegt werden. Nur Personen, die sich dann über eine dieser Mailadressen registrieren, können am Event teilnehmen.

Mit einem IP-Filter werden ganze Adressen-Bereiche aus Firmennetzwerken hinterlegt, um den Zugang zum Online-Event direkt zu gewähren (auch ohne Registrierung).

Die Registrierung unmittelbar auf der Event-Plattform ermöglicht eine nahtlose User Journey. Dennoch kann es vorkommen, dass die Event-Anmeldung über andere Tools (z.B. CRM) des Veranstalters läuft. In dem Fall findet ein User-Import in die Event-Plattform statt. Auch eine API-Schnittstelle (z.B. zu Salesforce oder Hubspot) kann implementiert werden.

Für wiederkehrende Veranstaltungen eignet sich die Einrichtung von Benutzerkonten. Teilnehmer*innen legen dann im Registrierungsprozess ein Userkonto mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Damit bekommen sie Zugang zu einem persönlichen Login-Bereich der Event-Software. Hier können sie ihre persönlichen Daten verwalten, es werden Anmeldungen für kommende Veranstaltungen angezeigt sowie die On-Demand-Videos abgerufen.

Push-Nachrichten geben Veranstaltern die Gelegenheit, während des Live-Events in Kontakt mit dem Online-Publikum zu treten. Bereits vor dem Event können die Vorlagen für die geplanten Informationen in Nachrichtenform vorbereitet werden, um dann zum richtigen Zeitpunkt aus dem Backend-Bereich der Event-Software versendet zu werden. Diese erscheinen direkt auf der Übertragungsseite und können die Teilnehmer*innen z.B. dazu animieren, Fragen zu stellen.

Beliebte Push-Nachrichten:

• Der Livestream startet pünktlich.
• Wir freuen uns Ihre Teilnahme!
• Stellen Sie gerne Ihre Fragen.

Neben solchen wichtigen Faktoren wie einem Top-Speaker und einem packenden Thema schaffen vor allem Interaktion-Sessions ein positives Nutzererlebnis. Sowohl mit Push-Nachrichten als auch während der Live-Moderation wird das Online-Publikum aufgefordert, zur Interaktion in Form von Fragen beizutragen.

Der Veranstalter entscheidet vorab, ob auch der Name der Person bei der Fragestellung eingegeben werden soll oder ob anonyme Fragen erlaubt sind. Sobald die Frage abgeschickt ist, erscheint sie im Backend der Event-Software. Von hier aus kann sie beantwortet werden – schriftlich oder mündlich, persönlich oder an alle.

Fragen managen

• auswählen
• bearbeiten
• beantworten
• veröffentlichen
• archivieren
• löschen

Wird die Frage als „ausgewählt“ markiert, so kann das ein Zeichen für die Moderation sein, die Frage im Livestream an die Referierenden zu stellen. Zur besseren Übersicht für das Redaktionsteam können die Fragen auch archiviert oder gelöscht werden. Neigt sich die Live-Sendung dem Ende, können Fragen parallel auch schriftlich beantwortet werden. Mit der Funktion „Frage veröffentlichen“ wird auf der Übertragungsseite ein Q&A-Feed aktiviert. So sehen alle Teilnehmende sowohl die gestellte Frage als auch die dazugehörige Antwort.

Mit Umfragen lässt sich das Online-Publikum schnell aus dem passiven „Kino-Modus“ herauslocken. Auch die Präsentation der Ergebnisse (v.a. in Echtzeit) sorgt für Unterhaltung. Die gewohnten Balken-Diagramme können z.B. durch eine Word-Cloud ersetzt werden: Für die Befragten ist es immer spannend zu sehen, wo der eigene Begriff auftaucht und welche „Größe“ er bekommen wird.

Nicht nur Teilnehmer*innen, sondern auch Veranstalter profitieren von dieser schnell umsetzbaren Meinungsforschung – sowohl während des Events, als auch in der Nachbereitung. Die Umfrageergebnisse beinhalten wertvolle Informationen, deren Auswertung sich wirklich lohnt. So gewinnen Veranstalter mit jedem Event nicht nur Leads, sondern auch Content für Blogartikel, Social Media etc.

In der Administrationsoberfläche der Event-Software werden die Umfragen erstellt, aktiviert, veröffentlicht und exportiert. Zu jeder Umfrage werden die Daten zur prozentualen und absoluten Verteilung der Antworten gesammelt.

Arten von Umfragen:

• Einfachauswahl
• Mehrfachauswahl
• Freitextfeld
• Word-Cloud
• Umfragereihe

Der Erfolg einer digitalen Veranstaltung lässt sich gut in Zahlen messen. Das Engagement der Teilnehmenden ist mit dem integrierten Statistik-Tool anschaulich präsentiert. Die Live-Kurve zeigt die Anzahl der Teilnehmenden im Zeitverlauf. Auch Live-Klicks auf die veröffentlichten Landing Pages, Whitepaper und andere Dateien sind im übersichtlichen Dashboard der Event-Software zu sehen.

Reporting im Überblick

• Anmeldungen
• Teilnehmende in Echtzeit
• Verweildauer
• No Shows
• Export Q&A
• Export Umfragen
• Klicks Downloads

In diesem Beitrag wurden die fünf wichtigsten Features einer virtuellen Event-Plattform zusammengefasst. Mit der Event-Software von Techcast können Veranstalter mühelos Teilnehmende registrieren und managen, Fragen beantworten und Umfragen durchführen, mit Push-Nachrichten kommunizieren und mit unseren Statistik-Tools wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

In unserer regelmäßigen Event-Software-Demo können Sie alle Features im Detail und in Aktion sehen. Suchen Sie einen passenden Termin aus und melden Sie sich kostenfrei an. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!