5 Features, die virtuelle Events erfolgreich machen Mehr Leads, mehr Interaktion, mehr Professionalität

Worauf solltest du achten, wenn du eine Event-Software auswählst? Und welche Funktionen erwarten Teilnehmer bei Online-Fortbildungen, Webinaren, Webcasts oder virtuellen Konferenzen wirklich?

Die Auswahl an Plattformen für digitale Events ist groß – doch nicht jede Lösung passt zu deinen Zielen. Abhängig von Format und Zielgruppe unterscheiden sich die Anforderungen deutlich. In diesem Beitrag zeigen wir dir die fünf Funktionen, mit denen die Techcast Event Cloud Online-Events professionell, interaktiv und messbar macht:

1. Registrierung: für eine sichere und individuelle Teilnehmerreise
2. Push-Nachrichten: für gezielte Kommunikation vor und während des Events
3. Fragemanagement: für eine strukturierte Moderation im Livestream
4. Umfragen: für mehr Interaktion und direktes Feedback
5. Statistiken: für transparente Auswertungen und fundierte Learnings

So funktioniert sichere Teilnahme an virtuellen Events: Mit den unbegrenzten Livestreaming-Kapazitäten der Techcast Eventplattform erreichst du mit virtuellen Veranstaltungen eine große Reichweite – ohne physische Limitierungen. Je nach Ziel und Format deines Online-Events kannst du die Veranstaltung öffentlich zugänglich machen oder durch gezielte Zugangskontrollen absichern. Besonders für registrierungspflichtige Webinare, Online-Fortbildungen oder Produktpräsentationen ist das entscheidend – denn hier steht oft die Leadgenerierung im Mittelpunkt.

Ein bewährter Funnel-Aufbau: Interessierte registrieren sich vor dem Event über ein anpassbares Anmeldeformular. So sammelst du qualifizierte Kontaktdaten und kannst deine Zielgruppen gezielt ansprechen. Die Eventplattform erlaubt dir dabei volle Kontrolle über die abgefragten Felder – von der E-Mail-Adresse über die Position im Unternehmen bis hin zur Unternehmensgröße. Du definierst, welche Angaben verpflichtend sind und welche optional.

Nach der Registrierung erhalten Teilnehmende automatisch eine personalisierte Bestätigungsmail mit dem Zugangslink und einem Kalendereintrag – ein entscheidender Baustein in der User Journey deines digitalen Events. Zusätzliche Reminder-E-Mails werden direkt von der Webinar-Software versendet, typischerweise 24 Stunden, 1 Stunde oder 30 Minuten vor Beginn – ideal für eine hohe Teilnahmequote und ein konsistentes Teilnehmererlebnis.

Zugangskontrolle & Sicherheitsoptionen für digitale Veranstaltungen

Professionelles Teilnehmermanagement erfordert mehr als nur ein Anmeldeformular. Die Techcast Eventplattform bietet dir unterschiedliche Zugangsbeschränkungen, mit denen du deine virtuelle Veranstaltung exakt absichern kannst:

• Whitelisting (E-Mail-Adressen, Domains, Adressbereiche)
• IP-Filter für standortbezogenen Zugang (z. B. internes Firmennetzwerk)
• Import von Teilnehmerdaten aus externen Systemen
• API-Anbindung zur automatisierten CRM-Integration (z. B. Salesforce, Hubspot)
• Benutzerkonten mit individuellem Login-Bereich für wiederkehrende Events

Besonders bei sensiblen Formaten wie Townhall-Meetings, Mitarbeiterversammlungen oder internen Schulungen kommt es auf maximale Sicherheit und DSGVO-Konformität an. Mit Whitelisting lassen sich nur bestimmte E-Mail-Adressen oder Domains zulassen – ideal, um den Zugang auf eine definierte Gruppe zu begrenzen. Alternativ kannst du mit einem IP-Filter gezielt bestimmte Netzwerke freischalten, ohne dass sich die Nutzer registrieren müssen.

Falls die Registrierung nicht direkt über die Techcast-Plattform erfolgt, sondern z. B. über ein bestehendes CRM- oder Event-Tool, ist auch ein automatisierter User-Import möglich. Dank offener API-Schnittstellen lassen sich externe Systeme wie Salesforce oder Hubspot nahtlos integrieren – für eine konsistente Event-Automatisierung im gesamten Marketing-Tech-Stack.

Für wiederkehrende Online-Events empfiehlt sich zudem die Einrichtung eines persönlichen Benutzerkontos für deine Zielgruppe. Nach einmaliger Registrierung können sich Nutzer künftig direkt mit E-Mail und Passwort anmelden, ihre Daten verwalten, vergangene Sessions abrufen oder neue Veranstaltungen direkt buchen. Besonders bei On-Demand-Webinaren oder Event-Reihen bietet dieses Modell einen großen Mehrwert für deine Teilnehmenden – und steigert gleichzeitig die Bindung an deine Marke.

Push-Nachrichten sind ein wirkungsvolles Tool, um während deines Online-Events direkt mit den Teilnehmenden zu kommunizieren – in Echtzeit und ohne Medienbruch. Sie erscheinen sichtbar auf der Übertragungsseite und eignen sich perfekt, um Aufmerksamkeit zu lenken, Interaktion zu fördern oder Hinweise zu platzieren.

Schon vor dem Event kannst du Nachrichten-Vorlagen im Backend der Eventplattform vorbereiten und zum passenden Zeitpunkt per Klick versenden. So steuerst du die Kommunikation gezielt und bleibst flexibel – egal ob bei Webinaren, virtuellen Produktpräsentationen oder Online-Schulungen.

Typische Anwendungsfälle für Push-Nachrichten:

• „Der Livestream startet jetzt – willkommen!“
• „Wir freuen uns über Ihre Teilnahme.“
• „Stellen Sie Ihre Fragen direkt im Chat.“
• „Klicken Sie hier für die begleitenden Unterlagen.“
• „Gleich startet die Fragerunde – schon jetzt Frage einreichen?“

Durch aktive Ansprache während des Events steigt nicht nur die Beteiligung, sondern auch die Zufriedenheit und Verweildauer deiner Teilnehmer – ein klarer Vorteil für alle, die ihre digitalen Events nicht nur senden, sondern gestalten wollen.

Ein überzeugender Speaker und ein starkes Thema bilden die Basis eines erfolgreichen Online-Events – doch echte Wirkung entsteht durch Interaktion. Gerade Fragerunden während Webinaren, virtuellen Panels oder Online-Schulungen sorgen für ein aktives, positives Nutzererlebnis. Sie binden das Publikum ein und machen die Veranstaltung lebendig.

Mit der Fragenfunktion der Techcast Eventplattform können Teilnehmende direkt während des Livestreams Fragen einreichen – entweder anonym oder mit Namen, je nach gewählter Einstellung. Die Veranstalter oder Moderator:innen entscheiden vorab, welche Angaben erforderlich sind. Die eingehenden Fragen erscheinen in Echtzeit im Backend der Event-Software und lassen sich dort strukturiert managen.

Fragen professionell moderieren – direkt aus der Eventplattform:

• Auswählen: Fragen markieren, die live gestellt werden sollen
• Bearbeiten: Fragen sprachlich anpassen oder kürzen
• Beantworten: Live (mündlich) oder schriftlich im Backend
• Veröffentlichen: Sichtbar machen für alle Teilnehmenden im Q&A-Feed
• Archivieren / Löschen: Übersicht bewahren und Redundanzen vermeiden

Ein besonders nützliches Feature: Durch das Markieren einer Frage als „ausgewählt“ erhält die Moderation ein klares Signal, diese im Livestream an die Speaker weiterzugeben. Parallel können offene Fragen gegen Ende der Veranstaltung auch schriftlich beantwortet und per Klick im Q&A-Feed auf der Übertragungsseite veröffentlicht werden – inklusive Originalfrage und Antwort.

Live-Umfragen gehören zu den effektivsten Methoden, um Teilnehmende aus dem passiven Konsum-Modus herauszuholen. Ob bei Webinaren, Online-Schulungen oder virtuellen Konferenzen – schon eine kurze Frage kann das Publikum aktivieren und das Interaktionserlebnis im Online-Event deutlich steigern. Besonders wirkungsvoll: Die Live-Anzeige der Ergebnisse direkt im Stream, z. B. als Balkendiagramm oder dynamische Word-Cloud. So entsteht unmittelbares Feedback, das gleichzeitig unterhält und bindet.

Mehr als Interaktion: Umfragen liefern wertvolle Insights

Nicht nur die Teilnehmenden profitieren von einer kurzweiligen und interaktiven User Experience – auch Veranstalter erhalten durch die Umfragen wertvolle Einblicke. Ob zur Stimmungsabfrage, zur Zufriedenheit oder zur Erhebung relevanter Themen: Die Umfrageergebnisse liefern Daten, die sich in der Nachbereitung weiterverwenden lassen – etwa für Content-Marketing, Social Media, Reports oder die Planung zukünftiger Events.

Umfragen erstellen, steuern und auswerten – direkt in der Eventplattform

In der Administrationsoberfläche der Techcast Eventplattform lassen sich Umfragen einfach vorbereiten, aktivieren, im richtigen Moment einblenden und exportieren. Zu jeder Umfrage werden automatisch statistische Kennzahlen wie absolute und prozentuale Antwortverteilungen erfasst – perfekt für die spätere Auswertung.

Umfrageformate im Überblick:

• Einfachauswahl: eine Antwort möglich
• Mehrfachauswahl: mehrere Antworten zulässig
• Freitextfeld: offene Rückmeldungen sammeln
• Word-Cloud: interaktive Echtzeit-Darstellung
• Umfragereihe: mehrere Fragen hintereinander

Mit der integrierten Umfragefunktion bringst du Dynamik in dein Event, stärkst die Teilnehmerbindung und generierst ganz nebenbei datenbasierten Mehrwert für Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung.

Der Erfolg eines Online-Events lässt sich nicht nur spüren – er lässt sich messbar machen. Mit dem integrierten Statistik- und Reporting-Tool der Techcast Eventplattform erhältst du alle relevanten Kennzahlen auf einen Blick. Das übersichtliche Event-Dashboard zeigt dir in Echtzeit, wie viele Personen sich angemeldet haben, tatsächlich teilnehmen, wie lange sie bleiben – und wo sie interagieren.

Eine zentrale Kennzahl ist die Live-Kurve, die den Teilnehmerverlauf über die gesamte Dauer des Livestreams visualisiert. Zusätzlich werden Klicks auf eingebundene Inhalte wie Landing Pages, Whitepaper oder Download-Links direkt erfasst – ideal für die Lead-Qualifizierung und Erfolgskontrolle.

Reporting-Funktionen im Überblick:

• Anmeldungen vs. No Shows
• Teilnehmende in Echtzeit
• Verweildauer pro Nutzer
• Klicktracking auf Inhalte (z. B. Downloads, Links, CTAs)
• Q&A-Export zur Nachbereitung
• Umfrage-Export für Content-Analysen

Mit den integrierten Event-Analytics kannst du gezielt auswerten, welche Inhalte besonders gut ankommen, wann das Engagement abnimmt – und wie du deine digitalen Veranstaltungen strategisch weiterentwickelst. Alle Daten lassen sich bequem exportieren und für CRM-Systeme, Follow-up-Kampagnen oder interne Reports verwenden.

In diesem Beitrag hast du die fünf wichtigsten Funktionen einer leistungsstarken virtuellen Eventplattform kennengelernt: Von der Teilnehmerregistrierung über Live-Umfragen, Push-Nachrichten und Q&A-Management bis hin zu detaillierten Statistiken und Auswertungen.

Du möchtest die Event-Software von Techcast live in Aktion sehen? Dann nimm an einer unserer regelmäßigen Live-Demos teil. Dort zeigen wir dir alle Funktionen im Detail – und beantworten deine individuellen Fragen rund um virtuelle Events, Teilnehmermanagement und digitale Interaktion.